休み明けのまったり会議をアクティブに。全員が積極的に発言する場へ変える4つのポイント

 

正月明けやゴールデンウィーク明けなど、長期連休の後の会議はまったりとしがち。

仕事モードに入らない。なんとなく気だるい。参加者も発言しない。

そんな会議はとても非効率。時間も無駄ですね。

 

今回お伝えするのは、そんな会議を一変させるコツ

全員が積極的に発言し、モチベーションも上がります。

生産性が高く、成果の上がる会議に生まれ変わります。

 

休み明けだけではなく、日々の会議がマンネリしてる。

もっと参加者が発言して欲しいと悩んでいる方へ。

 

 

 

1.会議の目的は絞り込もう。

 

会議をするとき、一番大事なのはこの会議の目的を一つに絞ること。

“なんのために会議をして、意見を出し合うのか”

まずこれを決めておくことが大事です。

 

目的は経営者が決めても、その会議の主催者が決めてしまった方が良いです。

売上アップ、単品強化、生産性向上。マネジメントなど。

売上アップであれば、何の売上を上げるのか。

どのお店か。どの販路か。どの商品か。どのお店のどの商品か。

できるだけ細かくピンポイントで目的設定することで会議は活性化します。

 

目的を明確にしておいたら、参加者全員がわかるよう最初に伝えましょう。

大事なのは“会議をすることではなく、会議の中で目的を達成させる意見を出すこと”

この違いを伝えることが大事ですね。

会議が複数続いている場合は、毎回会議冒頭に目的を伝え認識を何度も共有することも必要です。

 

逆に目的のない会議や、目的を決める会議に意味はありません。

参加者全員の時間の無駄ですね。

いつも会議で意見が出ない。皆発言しない。と嘆かれる会社の会議を見ると、

目的が決まっていないか、目的が決まっていても全員が周知していないかのどちら。

 

事前に伝える場合もありますが、会議の冒頭で改めて伝えることも大事ですので忘れずに。

 

2.発言しやすくなるように、思考・視点・発言の役割を決めよう。

 

経営者の方から“会議で社員・従業員が発言しない”と相談されることが多くあります。

 

なんでも思った通りに言って欲しい。

会議に出たら、一回以上は発言しよう。

 

と声をかけても発言しない。

思ったことを発言するだけだからと。経営者は言いますが、

社員や従業員にとって、経営者や上司が参加する会議で自由に発言するというのは、心理的にかなり難しい。

 

発言できない理由として、

こんなこと言ったら、レベルが低い。おかしい。批判的になる。

など、発言することよりも、発言の内容に気を使っています。

 

この心理的障壁を取り除く方法が、

会議で意見を出し合う前に各人の思考の役割を決めること。

言い換えると“発言のスタンスを決めてあげること”

 

一人一人、どの視点で会議に参加し、テーマに対して意見をするか。

この視点と立ち位置を決めてあげることです。

 

視点は大きく5つ。

 

(1)とにかく、思ったことをポンポンと発言する =鉄砲・弓矢タイプ=

とにかくアイデアが出たら、気にせず口に出してもらう役割です。

意見を出し合う切り口やきっかけになってくれます。

数がいっぱい出ると良いですね。下手な鉄砲数撃ちゃ当たるの考え方です。

思いつきでも、なんでも構いません。

 

(2)正統派、理論的な王道発言タイプ =歩兵タイプ=

当たり前だけど。スタンダードな発言をしてもらう役割です。

全く違う方向に行こうとした時、止めてくれる役割も担っています。

奇抜な発想ではなく、当たり前のこと。定番のことを話すタイプ。

 

(3)決定を後押しする発言タイプ =大将タイプ=

アイデアはそれほど出さない。

皆の意見が出尽くした時、会議としての意見を決め、決定を後押しする発言をするタイプです。

自ら決めるタイプや、“まぁやってみたらいいじゃん”と皆の決定を後押しする役割です。

 

(4)皆の意見を調整する発言タイプ =後詰・荷駄タイプ=

自分の意見よりも、全体をみて周りの意見を調整する役割。

会議全体を見ていて、どちらかに意見が偏りすぎたり、一歩的な発言が出た時。

意見の中間をとったり、バランスをとる発言をするタイプです。

 

(5)斜に構える、別視点発言タイプ =騎馬タイプ=

会議を斜に構えて参加し、一歩引いて全く別視点から発言する役割。

突拍子もない意見や、全体が進もうとしている方向や意見に、反対したり、水をさす発言をするタイプです。

視点が違うだけに、全員が気づいていない問題や課題。別の価値観からの意見に会議の発想が広がります。

 

この5つのタイプを各人の特性や長所に合わせて設定してあげる。

理想は会議の参加者で5つのタイプが全て埋まること。

さらに、このタイプ・役割を参加者全員が認識することが大事です。

 

そうすることで、

自分は、この視点で会議に参加し発言する。

と一人一人が考えるようになり、発言の軸が決まる。

 

さらに、周囲は

“あの人は、○○の役割として発言している”と認識し、

意見をちゃんと聞くようになります。

 

人によって、考え方や視点は違うもの。

これは様々な意見を出し合う会議にとって、最高のメリットです。

各人の思考タイプに合わせて役割を設定してあげることで、長所をより活かすようになりますね。

 

 

3.マイナスからプラスへ!発言の役割は全員が共通認識として持とう!

 

会議に各人の思考の役割を決めたら、全員がそれを認識すること。

これはとても大事です。

 

もしも、認識していないとしたら。。。

各役割の発言はマイナスのものとして捉えられてしまいます。

 

・とにかく、思ったことをポンポンと発言する =鉄砲・弓矢タイプ=

 →あの人は思いつきで物事をいう。適当に発言している。発言に責任がない。

 

・正統派、理論的な王道発言タイプ =歩兵タイプ=

 →あの人はいつも当たり前のことしか言わない。意見が固い。理屈っぽい。

 

・決定を後押しする発言タイプ =大将タイプ=

 →あの人は、最後の美味しいところだけ持っていく。自分の意見がない。

 

・皆の意見を調整するタイプ =後詰・荷駄タイプ=

 →あの人は自分の意見がない。周りに左右される。日和見だ。

 

・斜に構える、別視点発言タイプ =騎馬タイプ=

 →あの人はいつも否定的だ。斜に構えている。会議に水を差す。

 

もしも上記のように、各人のいろいろな視点や考え方から生まれる発言がマイナスとして周囲から見られたら。

周りからそう見られていると本人が思っていたら。

 

自ら積極的に発言しようとは思いませんね。

だからこそ、会議に参加する全員が“各人の思考の役割”を認識しておく必要があります。

 

もしも各人の役割を全員が認識して、発言を以下のように捉えていたら。

 

・とにかく、思ったことをポンポンと発言する =鉄砲・弓矢タイプ=

 →あの人はアイデアマンで、会議の切り口やきっかけになるアイデアを出してくれる。

 

・正統派、理論的な王道発言タイプ =歩兵タイプ=

 →あの人は当たり前のこと、基本的な考え方。理屈をちゃんと考えてくれる。確実な発言をしてくれる。

 

・決定を後押しする発言タイプ =大将タイプ=

 →あの人は皆が煮詰まった頃、ちゃんと意見をまとめ決めてくれる。決める後押しをしてくれる。

 

・皆の意見を調整するタイプ =後詰・荷駄タイプ=

 →あの人は色々な皆の意見を調整してくれる。間に入ってバランスをとってくれる。

 

・斜に構える、別視点発言タイプ =騎馬タイプ=

 →あの人の発言は皆が気づかない視点で、気づかない意見を言ってくれる。

 

どうでしょう。

プラスに捉えてみると、どんな人の意見も聞こうという姿勢が生まれます。

周囲がちゃんと意見を聞いてくれると思えたら、発言もしやすくなりますね。

 

 

4.具体的な取り組みが決まったら、目標は細かく設定する。

具体的な取り組みが決まったら、目標は細かく細分化します。

理由は一つ。

大きな目標よりも、細分化された目標の方が達成できるイメージがしやすいからです。

 

例えば、一年間に単品売上を4,500万アップさせるのが目標としたら。

現場の人が4,500万も一つ商品の売上をあげようと言われたら、、、、

きっとそんなに売れません。と言いたくなります。

その時点で、目標に向かうモチベーションは下がっていますね。

 

この目標を細分化していく

一年間で4,500万

これを一ヶ月にすると375万円

これを1日あたりにすると12.5万円

これを10店舗で分けると、一店舗あたり1.25万円

ここまで細分化すると、現場の人でもなんとかなりそうと思えるようになります。

 

高い目標を持つことは大事ですが、それ以上に大事なのは細分化すること。

時間で細分化。

場所で細分化。

人で細分化。

色々な細分化の考え方があります。

 

細分化することで目標達成のイメージができ、モチベーションも上がる。

結果、現場での実行度が上がる。

だから成果が出る。目標が達成できる。

 

この流れを会議で作ることが大事です。

 

目標の細分化は、会議以外にも売上アップや生産性向上など。

経営の様々な局面で活用できるので、ぜひ参考にしてくださいね。

 

 

いかがでしょうか。

私もクライアント企業の会議に参加することがあります。

成果の上がらない会議は発言が一方的だったり、別の視点の発言を容認しない雰囲気があります。

そんな会議に出た時、雰囲気を大きく変えるノウハウをお伝えしました。

 

会社の会議で一番のメリットは、参加者の人数分の視点や考え方を取り込めること。

だからこそ積極的に発言が出るアクティブな会議にしたいですね。

 

もちろんこれで、生産性も成果も上がります。

会議一つが変わると、社風もプラスへ変わります。

休み明け。日々会議がマンネリ化していると悩んでいるあなたへ。

 

ぜひ、試して見てくださいね。

日常の会議やミーティングでも効果抜群です。

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