「会議で決めたはず・・・」が、なぜ行動にならないのか？中小企業の会議で起こる3つの構造

「あれ？それは前回の会議でやるって決めたはず・・・」
私が支援に入ったばかりのある会社。そして初めてリーダー会議に参加した時の話です。

ポロリと聞こえた社長の一声。

そこから先は、リーダーたちの「できなかった理由」
が次々と出てきます。

「忙しかったので・・・」
「やろうと思ったんですけど、手配の方法がわからなくて」
「社長、それ、本当にやった方がいいんですかね？」
本来、取りまとめを担うはずの幹部からも、同じような理由が出てくる。

聞けば聞くほど、社長の顔は苦笑い。
だけど、この会社にとって、これは今回に限ったことではない。
と直感しました。

「会議で決めたことなんだから、やって当然」
「完璧は求めないけど。せめて、前に進めておいて欲しかった」
経営者であれば、そう思うはず。

だけど、できない。

→組織が変わらない背景については、こちらの記事でも触れています

それは、やる気や能力の問題ではありません。

実はこれ。
多くの中小企業で起きている、
3つの要素が原因です。

今回は、
「なぜ、会議で決めたことが行動にならないのか」
その本質を整理していきます。

1.会議で決めたことが実行されない3つの原因

そのまま会議に参加して、よくよく話を聞いていると、
その原因の本質が見えてきます。

誰も悪いわけじゃない
やる気がないわけでもない。
会議の進め方やメンバーの問題でもない。
だけど、行動できない原因が揃っていました。

①会議で「決めたつもり」になっている

まず気になったのは、これ。
前回の会議で、やると決めたことを聞いていくと

・なぜやるのか？
・誰がやるのか？
・いつまでにやるのか？
・次の会議にどこまで進めておくのか？

これが決まっていない。
正確にいうと、会議に参加している誰に聞いても答えられない。

社長はやると決めたと、思っていたけど、
会議としては、なんとなく、決まった・・・・雰囲気があっただけ。

②本音の出ない会議になっている

「社長、これ、本当にやった方がいいんですかね？」
という発言は、正直、経営者の立場からすると、受け入れがたい発言。
やると決めたことを、実行もしないで、後からひっくり返そうとする発言は、非常に酷です。

だけど、そこが問題じゃない。
重要なのは、前回の会議で、やることを決める時に、
ちゃんと本音で議論したかどうかです。

・反対しにくい雰囲気があった
・会議を無難に終わらせようとする文化
・結局、社長が正解で、全てを決めるという前提

→プレイヤー型社長が陥りやすい構造については、こちらでも詳しく解説しています。

その結果、
「本当はこうしたら良いのに」
「現場の状況をわかってない」
「やる意味がわからない」
「そもそも無理」
といった本音や反対意見が出ないまま、決まってしまった。
経営者なりの考え、幹部なりの考え、現場を知っているリーダーの考え。
中小企業の会議は、この3つの立場が重なっていることがほとんどなので、
特に、こういった原因が生まれやすい。
まさに、その典型でした。

③やる事ばかりが増える会議になっている

「これをやろう」
「これも必要」
とやることの足し算が多い。
だけど、やる側の現場の時間は増えない。
人も同じ。

新しいイベント企画をやろう。と決めた時、
今までやっていた企画や取り組みはどうするのか？
この議論もできていません。

「現場は、新しいことをやることに抵抗する」
これはよく言われることです。
もちろん、心理的にそういった側面があることは間違いありません。
ですが、
「今、目の前にある仕事の量に、新しいものを加えられる」
この視点も外してはいけない。

会議で決めたことは。現場としても、本当はやりたかったことかもしれない。
でも、時間的にできなかった。
社長が現場を知っていると思っていて、うちの現場はやれる時間があると思っていても、
従業員数が増えた今、現場の現実は違った。
そういったズレもあったかもしれません。

これは、多くの中小企業で見られる、【足し算型の会議】の典型です。

2.どうしたら、会議で決めたことを実行できるのか？

実行できるために、経営者がしないといけないのは。
仕組みを整えること、社長の役割を変えること。

・会議で決めたことを、行動レベルまで落とす
・責任者と、実行する担当者を決める
・次回の会議までに、どこまで進めるかを決める
・やらないことを決める
・誰がサポートするのか、

そして、最も大事なのは、
社長が「決める人」から、
「実行できるように形を整える人」に変わること。

具体的な企画や取り組みを決めるのではなく、
「人事の感覚で、実行できるように人を決め、動ける体制を整える」
「サポートする人材は、社内は誰か。外部は誰かを決め、手配をしておく」
これは、経営者でなければできないこと。

これができることで、「決めたことを、実行できない」会議は劇的に変わります。

まとめ

この会社の会議での私がとった役割は、
会議内で、社長に投げかけることでした。

「社長、この取り組み、責任者は誰にします？」
「○○さん一人だと、大変そう。誰をサポートに入れます？」
「これは、製造にお願いした方が良さそう。誰かいい人います？」
「企画を進めていくと、デザイン必要ですね。どこに頼みます？」
「3ヶ月先の企画なので、次回の会議でここまで進んでいれば大丈夫。そうでいいですか？」

最初のうち、投げかけに戸惑っていた社長も、
少しずつ、スムーズに回答してくれるようになりました。
参加していた、リーダーからも意見が出てきて、
その結果　最初に想定していたよりもはるかに良い企画ができ、
その企画の売上も想定上に大きなものとなりました。

会議で決めたことが実行できないのは、
社員のせいではありません。

組織をどのように動かすか、
会議をどのように活かすか、
ここを意識することです。

確かに今までのやり方、感覚を変えることは簡単ではありません。
ですが、「中小企業ほど、会議が変わるだけで、組織は動き始め、成果が生まれてきます」

だからこそ、社長が変わること。少し違う視点を入れること。
これが大事です。

＝著者プロフィール＝
経営改善コンサルタント／ミタス・パートナーズ代表
地方の小さな菓子店に生まれ、経営者である両親が売上や利益、
従業員との関係に悩みながら意思決定していく姿を間近で見て育つ。
現在は、食品製造小売業・飲食業・サービス業を中心に、
価格戦略の見直しから組織実行までを伴走し、
地方の中小企業　約250社以上の利益改善を支援。
「やり方」よりも「決断し、できるようにする」を重視し、
「経営者の考えを整え、現場に通す」パートナーとして
現場実行までを支える支援を行なっている。

「会議で決めても、動かない」
「リーダー会議が機能していない」

もし、そんな状態に心当たりがあるようでしたら、
一度、会議の設計そのものを見直してみませんか？

社長の判断を
実行できる形に整える伴走支援を行なっています。

経営者の判断に寄り添う相談を大切にしています。